早めに準備して不備なく迎えよう!展示会に必要な準備


展示会の準備に必要なこと

展示会は自社の商品を広く展開するためにも、自社のアピールをするためにも非常に重要な存在です。展示会は当日に出店するものを展示するだけではありません。まず展示会に出展するための手続きから始まり、数か月前から準備をはじめ、展示ブースを魅力的に装飾するほか、様々な機材を用意して、当日にトラブルがあったとしても対応できるようにしなければなりません。

手続きと会場の準備にかかる期間

一般的な展示会は、まず出店することを申し込み、各種手続きを行うことから始まります。展示会開催の告知は、展示会の規模にもよりますが、1年以上前から知らされているものもあるので、機会を逃さないように情報収集を怠らないことが重要です。展示会開催までの準備期間は、およそ3か月ほどかけることが一般的といえます。遅くなったとしても2か月前には取り組むことが必要でしょう。

展示場のレイアウトを決める

展示会の会場準備でまずすることは、展示場のレイアウトを決めることです。商品や会社のイメージに沿ったレイアウトを考えることはもちろんですが、集客できるレイアウトということも重要です。展示会の入り口がどこにあり、どのように人が流れてくるのかを考えて、入りやすい配置、目を引く装飾を心掛けることがポイントとなります。

会場準備と予備の準備

レイアウトが決まったならば、必要となる機材を持ち込み、会場の準備を行います。必要となる装飾を準備するほか、ケーブルやコード、パネルなどの準備も行います。机やいすも準備しますが、レンタルと自社からの持ち込みなどを工夫すると、費用を抑えながら準備することが可能です。当日にトラブルがあっても対応できるように、予備のガムテープやケーブルなどを準備しておくと、安心して展示会に臨むことができます。

より充実した展示会になるようスタッフの勉強会などに時間を使い、会場のレイアウトなどの展示会の施工はプロに任せてしまうのも一つの手です!